U 87 procent osób stres zmniejsza jakość pracy. Oprócz codziennych stresów w pracy, na przedsiębiorców czeka coś ekstra – stres związany z kontrolą skarbową. Niektórzy klienci obawiają się, że prowadzenie firmy pod adresem wirtualnego biura może spowodować, ze będą oni gorzej postrzegani przez Urząd Skarbowy podczas sprawdzania faktur. W praktyce okazuje się, że nie ma to żadnego wpływu na wyniki kontroli i przedsiębiorcy są traktowani tak samo.

Zawiadomienie o kontroli

Podczas zakładania firmy wybierasz adres korespondencyjny, na który będziesz dostawać powiadomienia listowne z Urzędu Skarbowego. Jeśli ma być to wirtualne biuro, powinieneś skorzystać z usługi przekazywania korespondencji. Poczta może przychodzić także do miejsca, gdzie pracujesz. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, otrzymasz swoje powiadomienie. Po jego otrzymaniu powinieneś zadzwonić do Urzędu skarbowego i umówić datę kontroli w terminie, który będzie Ci odpowiadał. Jeśli tego nie zrobisz, kolejne zawiadomienie powie Ci o kontroli, której termin wyznaczy Urząd Skarbowy, co na pewno nie będzie dla Ciebie korzystne. W tym czasie możesz mieć coś ważnego do zrobienia. Niestawienie się na kontrolę to najgorsze, co możesz zrobić.

Urząd Skarbowy może zadzwonić także na Twój dedykowany numer w wirtualnym sekretariacie, który podałeś podczas rejestrowania firmy. Pamiętaj o tym, że nie musisz ustalić terminu kontroli przez telefon. Wielu przedsiębiorców wie o tym i zamiast rozmawiać z urzędnikiem telefonicznie (rozmowa jest nagrywana), prosi o powiadomienie listowne.

Siedziba w wirtualnym biurze, a przebieg kontroli

Zakładanie firmy łączy się z koniecznością podania miejsca, w którym są przechowywane dokumenty rachunkowe. Może być to biuro rachunkowe albo siedziba firmy. W jednym i w drugim przypadku nie ma problemu z kontrolą, gdyż urzędnik albo przychodzi do biura, albo Urząd Skarbowy wzywa nas do przedstawienia dokumentów. W takim przypadku to my udajemy się do skarbówki. Możesz skorzystać także z sali udostępnianych przez wirtualne biuro, w których można dokonać kontroli.

Wirtualne biuro a podejście urzędników

Przedsiębiorcy, którzy mają siedzibę firmy w wirtualnym biurze, są postrzegani przez Urząd Skarbowy w taki sam sposób, jak inni. Podczas kontroli sprawdzana jest prawidłowość prowadzenia dokumentacji księgowej, a jeśli pojawią się w niej jakieś nieprawidłowości, to zostaniesz pouczony o tym i ewentualnie zostanie na Ciebie nałożona kara.

Kontrola skarbowa nie ma prawa także sprawdzać tych dokumentów, do których nie ma upoważnienia, a na pytania niezwiązane z tematem kontroli, nie musisz odpowiadać.

Według Ministra Finansów, organy podatkowe nie są zobowiązane do przeprowadzania skrupulatnych kontroli firm, które mają siedziby w biurze wirtualnym i są traktowani na równie, z innymi przedsiębiorcami.

Jak się przygotować do kontroli?

Zamiast brać środki uspokajające, przed kontrolą powinieneś porozmawiać z księgową. Jeśli dokumentacja znajduje się w biurze księgowym, to czeka Cię najmniej stresu, gdyż wtedy rozmowa toczy się przeważnie między księgowymi a kontrolerami.

Gdy to ty masz się udać do biura, poproś księgową o to, by uporządkowała Ci dokumenty i podpowiedziała, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty. Dzięki temu na rozmowę w Urzędzie pójdziesz spokojniejszy.

Kontrole skarbowe budzą duży niepokój, ale jeśli prowadzisz firmę w uczciwy sposób, nie powinieneś się bać o to, że dostaniesz karę. W wielu przypadkach pojawiają się nieprawidłowości w fakturach, ale kończą się one jedynie upomnieniem.

Podsumowując – wirtualne biuro to bezpieczny sposób prowadzenia działalności i nie masz powodów do obaw z powodu kontroli 🙂